Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit seinem Urteil vom 28.01.2025 jüngst entschieden, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden Gehaltsabrechnungen künftig auch ausschließlich in digitaler Form zur Verfügung stellen dürfen.

Die gesetzliche Pflicht der Arbeitgeber ist erfüllt, wenn sie die Abrechnungen über ein sicheres Online-Postfach bereitstellen, so das Urteil des BAG. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht zwingend erforderlich, solange den Arbeitnehmern eine Möglichkeit geboten wird, die Abrechnungen einzusehen – auch ohne digitalen Zugang.

Der Fall geht auf eine Klage einer Arbeitnehmerin zurück, die sich gegen die rein elektronische Bereitstellung ihrer Gehaltsabrechnungen wehrte. Nach einer betrieblichen Vereinbarung wurden alle Personaldokumente, darunter auch die Gehaltsabrechnungen, in einem digitalen Postfach bereitgestellt, das durch einen externen Anbieter betrieben wurde. Die Arbeitnehmerin verlangte dennoch eine Papierausgabe ihrer Lohnabrechnungen, was der Arbeitgeber jedoch ablehnte.

Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen hatte der Klage der Arbeitnehmerin zunächst stattgegeben und argumentiert, dass die digitale Bereitstellung nicht ausreiche. Es stellte fest, dass Entgeltabrechnungen als zugangsbedürftige Erklärungen gelten und ein digitales Postfach nur dann als geeignete Empfangseinrichtung gilt, wenn der Arbeitnehmer dieses explizit für den Empfang von Erklärungen eingerichtet habe.

Das BAG entschied in seiner Revision zugunsten des Arbeitgebers und stellte klar, dass die Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen über ein digitales Postfach den Anforderungen der Textform gemäß § 108 Abs. 1 GewO entspricht.

Dabei betonte das Gericht, dass es sich bei dem Anspruch des Arbeitnehmers auf eine Entgeltabrechnung um eine sogenannte Holschuld handelt. Das bedeutet, der Arbeitgeber muss die Abrechnung lediglich an einem zugänglichen digitalen Ort bereitstellen, während der Arbeitnehmer für den tatsächlichen Abruf verantwortlich ist.

Gleichzeitig stellte das BAG jedoch klar, dass der Arbeitgeber sicherstellen muss, dass auch Arbeitnehmer ohne eigenen digitalen Zugang die Möglichkeit haben, ihre Abrechnungen im Betrieb einzusehen und auszudrucken zu können.

Das Urteil des BAG bietet Arbeitgebern, die bereits auf digitale Gehaltsabrechnungen setzen oder dies in Zukunft vorhaben, mehr rechtliche Sicherheit. Es bestätigt, dass die elektronische Bereitstellung grundsätzlich ausreichend ist und ein Ausdruck auf Papier nicht (mehr) erforderlich ist.

Nichtsdestotrotz müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass Mitarbeitende ohne eigenen Zugang zu digitalen Mitteln ebenfalls eine Möglichkeit zur Einsichtnahme und zum Ausdruck der Abrechnungen haben.

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