Zu einer ordnungsgemäßen Abrechnung gehört neben der Mitteilung der Betriebskosten für den Abrechnungszeitraum auch die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen. Diese Einsicht wird erst auf Aufforderung des Mieters geschuldet.

Um das Einsichtsrecht ranken sich jedoch zahlreiche Irrtümer. In diesem Beitrag sollen diese Irrtümer ausgeräumt werden.

1. Einsicht in die Originalbelege

Das Einsichtsrecht des Mieters bezieht sich grundsätzlich auf die Originalbelege zu den Einnahmen und Ausgaben, die in der Betriebskostenabrechnung dargestellt sind. Das bedeutet, der Rechenschaftspflichtige, in der Regel der Vermieter, hat diejenigen Belege vorzulegen, die ihm selbst erteilt worden sind, mithin die Originale; vom Rechenschaftspflichtigen gefertigte Kopien sind grundsätzlich nicht ausreichend.

Unter Umständen sind Originalbelege nicht nur solche in Papierform, es kann sich auch um Belege handeln, die dem Vermieter von seinen Dienstleistern ausschließlich in digitaler Form übermittelt worden sind. Es kommt daher auf das Verhältnis des Vermieters zu seinem Dienstleister an, nicht hingegen auf etwaige Gepflogenheiten des Vermieters gegenüber Mietern.

Vom Vermieter gefertigte Kopien sind dabei grundsätzlich Originalbelegen nicht gleichzustellen. Denn zur Überprüfung der Ordnungsgemäßheit der Verwaltung, über die Rechenschaft abzulegen ist, sind in erster Linie Originalunterlagen uneingeschränkt geeignet. Dies gilt selbst dann, wenn Originalunterlagen vielfach durch Kopien ersetzbar sein mögen.

2. Kein Anspruch auf Kopien

Der Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege hat auch zur Folge, dass für den Mieter grundsätzlich kein Anspruch auf Überlassung von Fotokopien der Abrechnungsbelege zusteht. Nur ausnahmsweise kommt nach dem Grundsatz von Treu und Glauben ein Anspruch des Mieters auf Übermittlung von Kopien in Betracht, wenn die Einsichtnahme in den Räumen des Vermieters dem Mieter nicht zugemutet werden kann.

Dies kann bei größerer Entfernung der Räumlichkeiten des Vermieters vom Mietobjekt gegeben sein, es sei denn der Vermieter bietet Belegeinsicht vor Ort im Mietobjekt an.

3. Kein besonderes Interesse für Belegeinsicht

Ein besonderes Interesse des Mieters für die Einsicht in die Originalbelege bedarf es nicht. Das allgemeine Interesse des Mieters, die Tätigkeit des Abrechnungspflichtigen Vermieters zu kontrollieren, reicht aus. Empfehlenswert ist jedoch, kritische Positionen bereits zu benennen und damit insbesondere kurz vor Ablauf der zwölfmonatigen Einwendungsfrist seine Ansprüche zu sichern.

4. Ort der Belegeinsicht

Der Ort der Belegeinsicht kann im Mietvertrag vereinbart sein. Haben die Mietvertragsparteien keine Vereinbarung über den Ort der Belegeinsicht getroffen, gilt, dass die Belegeinsicht am Sitz des Vermieters durchzuführen ist.

Ist der Sitz des Vermieters oder der Hausverwaltung nicht im selben Ort wie das Mietobjekt, kann der Mieter während des Mietverhältnisses verlangen, dass ihm die Originalbelege am bzw. im Mietobjekt vorgelegt werden. Ein Recht des Mieters, die Originalbelege in seiner Wohnung einzusehen, besteht jedoch nicht. Der bereits ausgezogene Mieter hat keinen Anspruch auf Einsicht an seinen neuen Wohnsitz. Es bleibt beim Einsichtsrecht am Sitz des Vermieters bzw. im bzw. am ehemaligen Mietobjekt.

Welche Fahrtstrecke oder Fahrtzeit zwischen Mietobjekt und Sitz des Vermieters als Grenze der Zumutbarkeit angesehen werden kann, ist einzelfallabhängig.

Die Einsicht in die Originalbelege dient dazu, dass dem Mieter Unklarheiten im Gespräch sofort erläutern zu können und damit Fehlverständnisse der Abrechnung und zeitlichen Verzögerungen durch ein Verlangen des Mieters nach Übersendung weiterer Kopien von Rechnungsbelegen vorzubeugen.

Ergibt sich nach der Belegeinsicht in die Originalbelege und trotz entsprechendem Erörterungsversuch des Vermieters der Eindruck, die Abrechnung ist fehlerhaft, sollten die Einwendungen schriftlich gegenüber dem Vermieter mitgeteilt werden und der Vermieter zu Erörterung und Korrektur binnen Fristsetzung aufgefordert werden.

Ist dies nicht erfolgreich, besteht die Möglichkeit der Kürzung künftiger Vorauszahlungen (Problem: ggf. Kündigungsmöglichkeit des Vermieters) oder der Erstellung einer eigenen korrigierten Abrechnung und Geltendmachung des sich hieraus ergebenden Guthaben (Problem: Aufwendig).

Wir helfen, beraten und vertreten Sie gerne, schreiben Sie uns einfach eine Email über kanzlei@heinicke-eggebrecht.de oder rufen Sie uns an unter +49(0)89 552261-0.

Im Zusammenhang mit Betriebskostenabrechnungen empfehlen wir Ihnen auch unseren Beitrag vom 30.03.2022 „Betriebskosten und was man wissen sollte“ https://www.heinicke-eggebrecht.com/betriebskostenabrechnung-und-was-man-wissen-sollte/